執筆担当者：吉田美里
| 班名 | 企画・プログラム班（プログラムチーム・ロジチーム） | 構成人数 | 13名 |
実施体制
| ①国際機関等との訪問内容や日程調整を行うプログラムチームと、②宿泊やレストラン、車チャーターの予約調整、救急箱の準備、予防接種や病院情報の調査、危機管理を行うロジチームの２チームに分かれた。各チームリーダーはチームミーティング（週１程度）で進捗管理を行い、チャット等でも情報共有を行った。 |
活動概要
| 実施月 | 活動概要 | 主要成果物 |
| 8月 | （プログラム）ガントチャート作成／訪問希望の国際機関等一覧を全員に記載依頼 （ロジ）ガントチャートの作成／チーム内でさらに移動宿泊班、保健班、危機管理班に担当分け／訪問可能機関のマッピング／前SPより救急箱の引き継ぎ |
・訪問したい国際機関等一覧
・マッピング |
| 9月 | （プログラム） ・国際機関等一覧の優先順位づけ、TOR／参加者名簿（日英）メール雛形作成／ネイティブチェック班結成／訪問機関の絞り込み、調整担当決め、1stコンタクト（ロジ） ・宿泊とチャーター業者の相見積もり検討／渡航に関するアンケートの実施／ビザ取得の確認／予防接種についての情報共有／サポートメンバーの増員 |
・TOR 日英
・名簿 日英 ・渡航に関するアンケート ・宿泊と移動手段の相見積もり表 |
| 10月 | （プログラム） ・訪問機関との調整（POCの把握、訪問趣旨説明、候補日の提案、関心あるプログラムを伝える、プロジェクトドキュメントの送付依頼、病院・ホテル情報依頼)（ロジ） ・参加人数の確定／宿泊、移動手段、現地ガイドの予約／フライト、ビザ、宿泊日程、予防接種状況の取りまとめ／救急箱の補充／危機管理マニュアルの作成 |
・フライト情報や宿泊日のロジ取りまとめ表
・現地支出予算表 ・危機管理マニュ アル |
| 11月 （渡航含む） |
（プログラム） ・訪問機関との調整・催促（他の機関と被らないよう日時の詳細調整、当日の連絡先、待ち合わせ場所調整、NSPと相手側の現地連絡先の交換、レストラン情報依頼）（ロジ） ・各行動班の担当者決め／宿泊人数の決定／移動手段、現地ガイドとの最終調整／連絡手段（現地携帯）の確認／救急箱確認と病院情報収集／マッピング完成 |
・マッピング
・訪問先一覧（連絡先、集合場所） ・各行動班の担当者一覧表 |
次年度への申し送り事項
| 良かった点 | ・定例ミーティングで進捗管理を行うことで訪問機関と連絡状況を密に把握。後半は関連班も参加。
・プログラム、ロジ、会計間や、他チーム兼任メンバーとのこまめな情報交換で調整を円滑にした。 ・訪問機関、プロジェクト等の概要資料作成を勉強会班に依頼し円滑に情報共有を行なった。 ・訪問機関が直前まで決まらなかったので、ホテルや移動手段の手配は仮の情報で行うことになったが、無理なら現地で追加料金を支払うようにするなど柔軟な対応で乗り切った 。 |
| 改善点 | ・メール英語チェックの個人負担が大きくならないよう４人×３班程度必要。
・1stコンタクトが遅くならないよう可能性の高い所から連絡をとる。 ・メール件名を揃える等他のメンバーも状況把握しやすくする ・国際機関の祝日等と重ならないよう考慮する ・現地の旅行会社やガイドを利用するかどうかの検討を早めに行い、情報収集やロジ手配に関して、任せられる部分は任せてしまうのもあり。 |